Einleitung
Wer eine Rechnungssoftware auswählen will, sollte nicht nur auf den Preis achten. Entscheidend ist, dass die Lösung zu den eigenen Arbeitsabläufen passt und gesetzliche Anforderungen erfüllt. Ob Cloud- oder Offline-Software – beide Konzepte haben ihre Berechtigung. Dieser Beitrag zeigt die wichtigsten Auswahlkriterien.
1. Gesetzeskonformität
Eine gute Rechnungssoftware unterstützt nicht nur bei der Erstellung korrekter Rechnungen, sondern hilft auch dabei, die Anforderungen der GoBD einzuhalten. Dazu gehören unter anderem eine nachvollziehbare Dokumentation, die Vermeidung nachträglicher Änderungen sowie die ordnungsgemäße Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen.
- Pflichtangaben automatisch berücksichtigen
- fortlaufende Rechnungsnummern
- korrekte Umsatzsteuer
- rechtssichere Archivierung
Hinweis: Wer Rechnungen elektronisch erstellt oder empfängt, sollte auf eine GoBD-konforme Archivierung achten. Ein Ausdruck einer elektronischen Rechnung ersetzt in der Regel nicht die gesetzlich erforderliche Aufbewahrung der Originaldatei.
2. Unterstützung der E-Rechnung
Die elektronische Rechnung gewinnt sowohl im Geschäftsverkehr mit Unternehmen als auch im öffentlichen Bereich immer mehr an Bedeutung. Wer heute eine neue Rechnungssoftware auswählt, sollte deshalb darauf achten, dass sie die aktuellen und zukünftigen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch erfüllt.
Wichtige Funktionen sind unter anderem:
- Unterstützung der Formate ZUGFeRD und XRechnung
- einfacher Versand und Empfang elektronischer Rechnungen
- gesetzeskonforme Erstellung strukturierter Rechnungsdaten
- regelmäßige Aktualisierungen bei gesetzlichen Änderungen
Auch wenn Ihr Unternehmen derzeit noch überwiegend klassische PDF-Rechnungen versendet, kann sich dies in den kommenden Jahren ändern. Eine zukunftssichere Rechnungssoftware sollte deshalb bereits heute die technischen Voraussetzungen für die E-Rechnung mitbringen und sich problemlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren lassen.
3. Funktionen für den Arbeitsalltag
Eine gute Rechnungssoftware unterstützt nicht nur beim Schreiben von Rechnungen, sondern begleitet den gesamten Verkaufs- und Abrechnungsprozess. Je mehr Arbeitsschritte automatisiert werden können, desto geringer ist der Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
Kundenverwaltung: Stammdaten, Ansprechpartner, Lieferadressen und individuelle Zahlungsbedingungen werden zentral gespeichert und stehen bei jeder neuen Rechnung sofort zur Verfügung.
Artikel- und Leistungsverwaltung: Häufig verkaufte Produkte oder Dienstleistungen können mit Bezeichnungen, Preisen, Steuersätzen und Standardtexten hinterlegt werden. Das beschleunigt die Rechnungserstellung erheblich.
Angebote, Aufträge und Gutschriften: Idealerweise begleitet die Software den gesamten Prozess – vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung oder Gutschrift. Viele Programme ermöglichen es, Dokumente mit wenigen Klicks ineinander umzuwandeln.
Wiederkehrende Rechnungen: Für Wartungsverträge, Abonnements, Mieten oder regelmäßige Dienstleistungen können Rechnungen automatisch zum gewünschten Termin erstellt werden.
Mahnwesen und Offene-Posten-Verwaltung: Professionelle Rechnungsprogramme überwachen Zahlungseingänge, erinnern an offene Rechnungen und unterstützen bei der Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Je besser diese Funktionen zusammenspielen, desto effizienter lassen sich kaufmännische Abläufe organisieren und Verwaltungsaufwand reduzieren.
4. Schnittstellen
Je besser sich eine Rechnungssoftware in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt, desto weniger Daten müssen doppelt erfasst werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für durchgängige Arbeitsabläufe.
Je nach Unternehmensgröße und Einsatzgebiet können unter anderem folgende Schnittstellen sinnvoll sein:
- DATEV für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
- Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme
- CRM-Systeme zur Übernahme von Kundenstammdaten
- Online-Shops und E-Commerce-Plattformen
- Zahlungsdienstleister und Online-Bezahlsysteme
- Online-Banking für den automatischen Abgleich von Zahlungseingängen
- Exportformate wie CSV, Excel oder PDF
Überlegen Sie bereits vor der Anschaffung, welche Programme Sie heute nutzen und welche Systeme künftig angebunden werden sollen. Eine fehlende Schnittstelle kann später erheblichen Mehraufwand verursachen oder sogar einen erneuten Softwarewechsel erforderlich machen.
5. Datensicherheit
Rechnungsprogramme verarbeiten sensible Unternehmens- und Kundendaten. Deshalb sollte die Datensicherheit bei der Auswahl der Software eine zentrale Rolle spielen.
Achten Sie insbesondere auf:
- regelmäßige und möglichst automatisierte Datensicherungen
- eine differenzierte Benutzer- und Rechteverwaltung
- Verschlüsselung der gespeicherten und übertragenen Daten
- Schutz vor unbefugtem Zugriff
- Unterstützung der gesetzlichen Datenschutzanforderungen (DSGVO)
Bei Cloud-Lösungen empfiehlt es sich außerdem zu prüfen, in welchem Land die Daten gespeichert werden und welche Maßnahmen der Anbieter zum Datenschutz und zur Datensicherheit getroffen hat. Bei lokal installierter Software liegt die Verantwortung für Datensicherung und Systemschutz dagegen weitgehend beim Unternehmen selbst.
Ein Datenverlust oder ein unberechtigter Zugriff kann nicht nur den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen, sondern auch rechtliche und finanzielle Folgen haben. Datensicherheit sollte deshalb kein nachrangiges Auswahlkriterium sein.
6. Cloud oder Offline?
Es gibt keine pauschal bessere Lösung. Welche Variante die richtige ist, hängt von den Arbeitsabläufen, den gesetzlichen Anforderungen und den Datenschutzvorgaben Ihres Unternehmens ab.
Cloud-Lösungen bieten häufig automatische Updates, ortsunabhängigen Zugriff, einfache Zusammenarbeit mehrerer Benutzer sowie eine automatische Datensicherung. Achten Sie jedoch darauf, wo die Daten gespeichert werden und ob der Anbieter die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Für Unternehmen, die besonders sensible personenbezogene Daten verarbeiten – etwa Arztpraxen, Heilpraktiker, Rechtsanwälte oder Steuerberater – kann der Serverstandort und die datenschutzkonforme Verarbeitung ein wichtiges Entscheidungskriterium sein.
Offline-Lösungen punkten mit vollständiger Datenkontrolle, Unabhängigkeit von einer Internetverbindung und häufig einem Einmalkauf statt laufender Abonnementkosten. Die Verantwortung für Datensicherung, Updates und den Schutz der gespeicherten Daten liegt jedoch in der Regel beim Unternehmen selbst.
Entscheidend ist nicht, ob eine Software in der Cloud oder lokal betrieben wird, sondern ob sie die Anforderungen Ihres Unternehmens hinsichtlich Funktionalität, Datenschutz, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit erfüllt.
7. Kostenmodell
Der Preis einer Rechnungssoftware sollte niemals das alleinige Entscheidungskriterium sein. Entscheidend sind die Gesamtkosten über mehrere Jahre sowie der tatsächliche Nutzen für Ihr Unternehmen.
Achten Sie insbesondere auf folgende Punkte:
- Anschaffungspreis oder monatliche Abonnementkosten
- Kosten für zusätzliche Benutzer oder Arbeitsplätze
- Gebühren für optionale Module oder Erweiterungen
- Kosten für Updates und Wartung
- Gebühren für Support oder Schulungen
- Kosten für Datensicherung oder Cloud-Speicher (bei Cloud-Lösungen)
Gerade bei Cloud-Angeboten können zunächst günstige Einstiegspreise durch zusätzliche Benutzer, Funktionspakete oder laufende Abonnementkosten deutlich steigen. Offline-Lösungen werden dagegen häufig als Einmalkauf angeboten, können jedoch Kosten für größere Versionsupdates oder Wartungsverträge verursachen.
Vergleichen Sie deshalb nicht nur den Kaufpreis, sondern die gesamten Betriebskosten über mehrere Jahre. Eine etwas teurere Software kann sich schnell auszahlen, wenn sie Arbeitszeit spart, Fehler vermeidet und mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mitwächst.
Vergleichen Sie Kaufpreis, Abo, Zusatzmodule und Supportkosten.
Fazit
Die beste Rechnungssoftware ist nicht zwangsläufig die mit dem größten Funktionsumfang, sondern diejenige, die optimal zu Ihrem Unternehmen passt. Sowohl Cloud- als auch Offline-Lösungen können eine hervorragende Wahl sein.
Lesetipp: Wenn Sie gezielt eine lokal installierte Lösung suchen, lesen Sie auch unseren Beitrag Rechnungen schreiben ohne Cloud – So finden Selbstständige die passende Offline-Rechnungssoftware – Toolradar – BlueMeetsYou.
