PowerPoint-Vorlage und KI-Richtlinie fürs Unternehmen

KI ist in vielen Unternehmen längst im Arbeitsalltag angekommen. Mitarbeitende formulieren E-Mails mit ChatGPT, lassen Texte zusammenfassen, recherchieren mit KI, erstellen Präsentationen oder nutzen Microsoft Copilot und andere KI-Werkzeuge.

Damit entstehen neue Fragen: Welche Informationen dürfen in ein KI-System eingegeben werden? Dürfen Kundendaten verarbeitet werden? Wer kontrolliert die Ergebnisse? Welche KI-Tools sind im Unternehmen überhaupt zugelassen? Und wann müssen KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden?

Unternehmen sollten diese Fragen nicht jedem Mitarbeiter selbst überlassen. Gefragt sind KI-Kompetenz, klare betriebliche Regeln und eine praxisnahe Mitarbeiterschulung.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie eine KI-Schulung für Mitarbeiter aufgebaut werden kann, welche Punkte in eine unternehmensinterne KI-Richtlinie gehören und wie beides miteinander verbunden wird.

Außerdem stellen wir eine anpassbare PowerPoint-Vorlage für eine KI-Mitarbeiterschulung zum Download bereit.

Kurz gesagt: Eine gute KI-Schulung erklärt nicht nur, wie KI funktioniert. Sie muss den Mitarbeitern auch vermitteln, welche KI-Systeme im eigenen Unternehmen verwendet werden dürfen, welche Daten tabu sind und wie KI-Ergebnisse geprüft werden müssen.

Warum Unternehmen ihre Mitarbeiter im Umgang mit KI schulen sollten

Mit dem EU AI Act hat das Thema KI-Kompetenz auch regulatorische Bedeutung bekommen.

Artikel 4 des AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter und anderer Personen unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten.

Dabei sind unter anderem die technischen Kenntnisse, Erfahrungen sowie Aus- und Fortbildung der betroffenen Personen zu berücksichtigen. Auch der konkrete Einsatzkontext der KI-Systeme und die Personen oder Personengruppen, bei denen die Systeme eingesetzt werden, spielen eine Rolle.

Wichtig ist eine Änderung aus dem Jahr 2026: Artikel 4 verlangt nicht,dass ein Unternehmen für einzelne Personen ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz garantiert. Die Verpflichtung, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz zu ergreifen, besteht aber weiterhin.

Die Regelung zur KI-Kompetenz gilt bereits seit dem 2. Februar 2025. Die Überwachung und Durchsetzung durch die zuständigen nationalen Marktüberwachungsbehörden ist seit August 2026 vorgesehen.

Die rechtlichen Hintergründe und weitere Anforderungen erklären wir ausführlicher in unserem Beitrag EU AI Act erklärt: Was Unternehmen jetzt beachten müssen.

Bedeutet Artikel 4, dass jedes Unternehmen eine PowerPoint-Schulung durchführen muss?

Nein. Der AI Act schreibt weder eine bestimmte Präsentation noch eine feste Schulungsdauer oder eine bestimmte Form der Weiterbildung vor.

Welche Maßnahmen sinnvoll sind, hängt vom tatsächlichen KI-Einsatz ab. Ein Mitarbeiter, der KI lediglich als Formulierungshilfe verwendet, benötigt andere Kenntnisse als jemand, der mit KI große Datenbestände analysiert oder KI-Systeme in Kundenprozesse integriert.

Eine dokumentierte Mitarbeiterschulung kann jedoch ein sinnvoller Baustein sein, um KI-Kompetenz systematisch zu vermitteln.

Was sollte eine KI-Schulung für Mitarbeiter enthalten?

Eine betriebliche KI-Schulung muss nicht jeden Mitarbeiter zum KI-Spezialisten machen. Entscheidend ist, dass Beschäftigte die Möglichkeiten und Risiken der tatsächlich verwendeten Systeme verstehen und die Regeln des eigenen Unternehmens kennen.

Unsere Schulungsvorlage konzentriert sich deshalb auf die wichtigsten Themen des Arbeitsalltags.

1. Grundlagen generativer KI

Mitarbeiter sollten zunächst verstehen, was generative KI überhaupt macht.

Generative KI kann beispielsweise Texte, Bilder, Programmcode oder Audio erzeugen und vorhandene Inhalte bearbeiten. Die Ergebnisse können sehr überzeugend wirken, sind deshalb aber nicht automatisch sachlich richtig.

Eine wichtige Grundregel lautet:

KI kann den Menschen unterstützen — die Verantwortung für die Verwendung des Ergebnisses bleibt beim Menschen.

2. Chancen von KI im Arbeitsalltag

KI kann zahlreiche Aufgaben beschleunigen. Typische Einsatzmöglichkeiten sind:

Texte formulieren und überarbeiten
Inhalte zusammenfassen
Übersetzungen erstellen
Recherche und Brainstorming unterstützen
Daten strukturieren und analysieren
Dokumentationen vorbereiten
Präsentationen und Gliederungen erstellen
kreative Prozesse unterstützen

Welche Anwendungen tatsächlich zulässig sind, sollte allerdings nicht jeder Mitarbeiter selbst entscheiden müssen. Genau hier kommt die unternehmensinterne KI-Richtlinie ins Spiel.

3. Risiken und Grenzen

Zur KI-Kompetenz gehört auch das Wissen darüber, wann einem Ergebnis nicht ungeprüft vertraut werden darf.

Eine Mitarbeiterschulung sollte deshalb mindestens auf folgende Risiken eingehen:

sachlich falsche KI-Ergebnisse und Halluzinationen
falsche, unvollständige oder ungeeignete Quellen
Datenschutzprobleme
Urheberrechtsfragen
unbeabsichtigte Offenlegung vertraulicher Informationen
verzerrte oder für den Anwendungsfall ungeeignete Ergebnisse

Die wichtigste praktische Regel lautet:

KI-Ergebnisse nicht ungeprüft übernehmen.

Je größer die möglichen Folgen eines Fehlers sind, desto sorgfältiger muss die menschliche Kontrolle ausfallen.

Datenschutz: Was darf in die KI eingegeben werden?

Einer der wichtigsten Punkte einer KI-Schulung ist der Umgang mit Daten.

Besondere Vorsicht ist beispielsweise bei folgenden Informationen erforderlich:

personenbezogenen Daten
Kundendaten
Mitarbeiter- und Personaldaten
Lieferantendaten
Verträgen
Geschäftsgeheimnissen
internen Kalkulationen
Zugangsdaten und Passwörtern

Eine allgemeine Schulung kann allerdings nicht abschließend festlegen, welche Daten ein bestimmtes Unternehmen mit einem bestimmten KI-System verarbeiten darf.

Es macht einen erheblichen Unterschied, ob ein Mitarbeiter einen frei zugänglichen KI-Dienst verwendet oder ob das Unternehmen eine vertraglich und technisch entsprechend konfigurierte Unternehmenslösung einsetzt.

Deshalb braucht die Schulung eine zweite Ebene: die unternehmensinterne KI-Richtlinie.

KI-Richtlinie erstellen: Die Regeln für das eigene Unternehmen

Eine KI-Schulung vermittelt Wissen. Die KI-Richtlinie legt dagegen fest, wie KI im konkreten Unternehmen eingesetzt werden darf.

Beides sollte zusammengehören.

Die Richtlinie muss dabei nicht unnötig kompliziert sein. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen kann eine kurze und verständliche Regelung hilfreicher sein als ein umfangreiches Dokument, das im Arbeitsalltag niemand liest.

Was sollte eine KI-Richtlinie enthalten?

Zugelassene KI-Systeme festlegen

Das Unternehmen sollte festlegen, welche KI-Anwendungen für betriebliche Zwecke verwendet werden dürfen.

Beispiel:

Zugelassen: Vom Unternehmen ausdrücklich freigegebene KI-Systeme und Konten.

Nicht zugelassen: Nicht freigegebene KI-Dienste dürfen nicht für vertrauliche oder interne Unternehmensinformationen verwendet werden.

Die konkreten Produkte, Tarife und Einsatzbereiche müssen an das jeweilige Unternehmen angepasst werden.

Zulässige Anwendungsfälle definieren

Ebenso sollte festgelegt werden, wofür KI grundsätzlich eingesetzt werden darf.

Mögliche Beispiele:

Formulierung allgemeiner Texte
Brainstorming
Erstellung von Gliederungen
Übersetzungen geeigneter Inhalte
Zusammenfassungen
Unterstützung bei Präsentationen
Auswertung dafür freigegebener Daten

Vertrauliche und geschützte Informationen regeln

Die Richtlinie sollte eindeutig festlegen, welche Informationen nicht in dafür ungeeignete oder nicht freigegebene KI-Systeme eingegeben werden dürfen.

Dazu können beispielsweise Geschäftsgeheimnisse, interne Verträge, personenbezogene Daten, Zugangsdaten oder vertrauliche Kundeninformationen gehören.

Statt schwammiger Formulierungen sollten Mitarbeiter möglichst konkrete Beispiele aus dem eigenen Arbeitsumfeld erhalten.

Prüfung der KI-Ergebnisse festlegen

Wer KI verwendet, bleibt für die weitere Verwendung der Ergebnisse verantwortlich.

Die Richtlinie sollte deshalb bestimmen, wann eine fachliche Prüfung notwendig ist und bei welchen Anwendungen gegebenenfalls eine zusätzliche Freigabe erforderlich ist.

Ein mit KI formulierter Entwurf für eine interne Einladung hat beispielsweise ein anderes Risikoprofil als eine KI-Auswertung, auf deren Grundlage eine geschäftliche oder personelle Entscheidung getroffen werden soll.

Kennzeichnung von KI-Inhalten regeln

Nicht jede Verwendung von KI bedeutet automatisch, dass ein Inhalt sichtbar als KI-generiert gekennzeichnet werden muss.

Bei bestimmten Anwendungen können jedoch gesetzliche Transparenzpflichten, vertragliche Vorgaben oder interne Kennzeichnungspflichten relevant sein. Seit August 2026 gelten zudem Transparenzvorschriften des AI Act für bestimmte KI-Systeme und synthetische Inhalte. Dazu gehören insbesondere Informationspflichten bei bestimmten interaktiven KI-Systemen sowie Kennzeichnungsvorgaben für Deepfakes.

Für den betrieblichen Alltag sollte die Richtlinie deshalb festlegen, wann und wie eine Kennzeichnung vorgenommen wird.

Ansprechpartner für Zweifelsfälle nennen

Eine erstaunlich wichtige Frage lautet:

Was macht ein Mitarbeiter, wenn er nicht weiß, ob eine KI-Anwendung zulässig ist?

Die Richtlinie sollte deshalb einen Ansprechpartner oder zumindest einen eindeutigen Freigabeprozess nennen.

Muster: Einfache KI-Richtlinie für Unternehmen

Das folgende Muster kann als Ausgangspunkt dienen. Es muss an die eingesetzten Systeme, Prozesse, Daten und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.

1. Zweck der Richtlinie

Diese Richtlinie regelt den verantwortungsvollen Einsatz von KI-Systemen innerhalb des Unternehmens. Ziel ist es, die Vorteile von KI zu nutzen und gleichzeitig vertrauliche Informationen, personenbezogene Daten sowie die Qualität der Arbeitsergebnisse zu schützen.

2. Zugelassene KI-Systeme

Für betriebliche Zwecke dürfen ausschließlich die vom Unternehmen freigegebenen KI-Systeme verwendet werden.

Freigegebene Systeme: [Hier zugelassene KI-Systeme und gegebenenfalls zugelassene Konten/Tarife eintragen]

3. Zulässige Anwendungen

KI-Systeme dürfen im Rahmen der jeweiligen Freigabe beispielsweise zur Formulierung und Überarbeitung von Texten, für Brainstorming, Gliederungen, Zusammenfassungen, Übersetzungen und weitere ausdrücklich zugelassene Aufgaben eingesetzt werden.

4. Umgang mit Daten

Vertrauliche Informationen, Geschäftsgeheimnisse, Zugangsdaten sowie personenbezogene oder anderweitig geschützte Daten dürfen nur dann mit einem KI-System verarbeitet werden, wenn das betreffende System und der konkrete Verwendungszweck dafür freigegeben wurden.

5. Prüfung von KI-Ergebnissen

KI-generierte Ergebnisse müssen vor ihrer betrieblichen Verwendung entsprechend ihrer Bedeutung und ihres Risikos fachlich geprüft werden. Informationen und Quellen sind zu kontrollieren, wenn deren Richtigkeit für die weitere Verwendung relevant ist.

6. Verantwortung

Die Verwendung eines KI-Systems entbindet Mitarbeiter nicht von ihrer fachlichen Verantwortung für die von ihnen verwendeten oder freigegebenen Arbeitsergebnisse.

7. Kennzeichnung

KI-generierte oder KI-bearbeitete Inhalte sind zu kennzeichnen, wenn dies gesetzlich, vertraglich oder aufgrund interner Vorgaben erforderlich ist.

8. Zweifelsfälle

Bestehen Zweifel hinsichtlich der zulässigen Nutzung eines KI-Systems oder bestimmter Daten, ist vor der Verwendung folgende Stelle zu kontaktieren:

[Ansprechpartner / Abteilung / E-Mail eintragen]

9. Aktualisierung

Die eingesetzten KI-Systeme und die damit verbundenen Anforderungen verändern sich schnell. Diese Richtlinie wird deshalb regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.

Hinweis: Dieses Muster dient als allgemeiner Ausgangspunkt für eine unternehmensinterne Regelung und stellt keine individuelle Rechtsberatung dar. Je nach Branche, eingesetzten KI-Systemen, Daten und Anwendungsfall können zusätzliche Anforderungen bestehen.

Die KI-Richtlinie gehört in die Mitarbeiterschulung

Eine Richtlinie hilft wenig, wenn Mitarbeiter nicht wissen, dass sie existiert oder wie sie im Arbeitsalltag anzuwenden ist.

Deshalb enthält unsere PowerPoint-Vorlage ein eigenes Kapitel zur unternehmensinternen KI-Richtlinie.

Vor Durchführung der Schulung sollte dieses Kapitel an das eigene Unternehmen angepasst werden.

Insbesondere sollten folgende Fragen konkret beantwortet werden:

Welche KI-Systeme sind bei uns freigegeben?
Welche Daten dürfen damit verarbeitet werden?
Was ist ausdrücklich verboten?
Wann müssen KI-Ergebnisse geprüft werden?
Wann ist eine zusätzliche Freigabe erforderlich?
Wann müssen KI-Inhalte gekennzeichnet werden?
An wen wenden sich Mitarbeiter bei Fragen?

Dadurch wird aus einer allgemeinen Präsentation eine Schulung, die tatsächlich zum Arbeitsalltag des Unternehmens passt.

Kostenlose PowerPoint-Vorlage für die KI-Mitarbeiterschulung

Damit Unternehmen nicht bei null anfangen müssen, stellen wir die anpassbare PowerPoint-Vorlage „Sicherer Einsatz von KI im Unternehmen" zur Verfügung.

Die Vorlage behandelt unter anderem:

Grundlagen der künstlichen Intelligenz
Chancen und Nutzen im Arbeitsalltag
Risiken und Grenzen
Datenschutz und Vertraulichkeit
die unternehmensinterne KI-Richtlinie
verantwortungsvollen Umgang mit KI
praktische Anwendungsfälle
Kennzeichnung KI-generierter und KI-bearbeiteter Inhalte
die wichtigsten Regeln für Mitarbeiter

DOWNLOAD

KI-Schulung für Mitarbeiter — PowerPoint-Vorlage

Anpassbare Präsentation für die betriebliche Mitarbeiterschulung.

PowerPoint-Datei herunterladen

Dateiformat: PPTX Vorlage vor der Schulung an die eigenen KI-Systeme, Regeln und Ansprechpartner anpassen.

Vor dem Einsatz der Vorlage: Diese Punkte anpassen

Die Präsentation sollte nicht unverändert als allgemeine Pflichtschulung verwendet werden. Vor dem Einsatz sollten mindestens folgende Angaben geprüft und ergänzt werden:

Name und Ansprechpartner des Unternehmens
tatsächlich zugelassene KI-Systeme
zulässige und unzulässige Daten
interne Freigabeprozesse
unternehmensspezifische Praxisbeispiele
interne KI-Richtlinie
gegebenenfalls branchenspezifische Anforderungen

So entsteht aus einer allgemeinen Vorlage eine Schulung, die zum tatsächlichen KI-Einsatz im Unternehmen passt.

Reicht eine KI-Schulung zur Erfüllung von Artikel 4 des AI Act?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal mit Ja beantworten.

Artikel 4 verlangt Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz. Welche Maßnahmen angemessen sind, hängt unter anderem von den Kenntnissen und Erfahrungen der betroffenen Personen und vom konkreten Einsatz der KI-Systeme ab.

Eine allgemeine Mitarbeiterschulung kann deshalb ein wichtiger Baustein sein. Bei anspruchsvolleren oder risikoreicheren KI-Anwendungen können zusätzliche, auf Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugeschnittene Maßnahmen erforderlich oder zumindest sinnvoll sein.

Unternehmen sollten deshalb nicht nur dokumentieren, dass irgendwann eine Präsentation gezeigt wurde. Sinnvoller ist ein nachvollziehbares Konzept:

Welche KI setzen wir ein? → Wer arbeitet damit? → Was müssen diese Personen wissen? → Welche Regeln gelten? → Wie vermitteln und aktualisieren wir dieses Wissen?

KI-Schulung dokumentieren: Ein einfacher Nachweis ist sinnvoll

Auch wenn der AI Act kein bestimmtes Schulungszertifikat vorschreibt, ist es aus organisatorischer Sicht sinnvoll, durchgeführte Maßnahmen nachvollziehbar zu dokumentieren.

Dazu können beispielsweise gehören:

Datum der Schulung
behandelte Inhalte
verwendete Schulungsunterlagen
Teilnehmerkreis
Version der verwendeten KI-Richtlinie
gegebenenfalls ergänzende Schulungen für bestimmte Tätigkeiten

Damit lässt sich später nachvollziehen, welche Maßnahmen das Unternehmen zur Förderung der KI-Kompetenz ergriffen hat.

Häufige Fragen zur KI-Schulung für Mitarbeiter

Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht?

Artikel 4 des EU AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals und weiterer Personen zu ergreifen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Der AI Act schreibt dafür jedoch keine bestimmte Standardschulung und kein festes Schulungsformat vor.

Seit wann gilt Artikel 4 des AI Act?

Die Regelung zur KI-Kompetenz gilt seit dem 2. Februar 2025. Die Überwachung und Durchsetzung durch die nationalen Marktüberwachungsbehörden ist seit August 2026 vorgesehen.

Muss jeder Mitarbeiter die gleiche KI-Schulung erhalten?

Nicht zwingend. Artikel 4 berücksichtigt unter anderem Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung sowie den Kontext, in dem KI-Systeme eingesetzt werden. Unterschiedliche Tätigkeiten können deshalb unterschiedliche Schulungsinhalte erfordern.

Braucht ein Unternehmen zusätzlich eine KI-Richtlinie?

Eine KI-Richtlinie ist schon deshalb sinnvoll, weil eine allgemeine Schulung nicht festlegen kann, welche Systeme und Daten im konkreten Unternehmen freigegeben sind. Die Richtlinie schafft verbindliche interne Regeln, die anschließend Bestandteil der Schulung sein können.

Was gehört in eine KI-Richtlinie?

Typische Punkte sind zugelassene KI-Systeme, zulässige Anwendungen, Datenschutz und vertrauliche Informationen, Prüfung von KI-Ergebnissen, Freigabeprozesse, Kennzeichnungspflichten sowie Ansprechpartner für Zweifelsfälle.

Muss jede Verwendung von ChatGPT oder Copilot gekennzeichnet werden?

Nein, eine pauschale Kennzeichnungspflicht für jede KI-Unterstützung gibt es nicht. Ob eine Kennzeichnung erforderlich ist, hängt vom Anwendungsfall und von gesetzlichen, vertraglichen oder internen Vorgaben ab. Für bestimmte KI-Systeme und synthetische Inhalte enthält der AI Act besondere Transparenzvorschriften.

Kann ich die PowerPoint-Vorlage unverändert verwenden?

Die allgemeinen Schulungsinhalte können als Grundlage dienen. Die unternehmensinterne KI-Richtlinie, zugelassene Systeme, Ansprechpartner, konkrete Anwendungsfälle und gegebenenfalls branchenspezifische Anforderungen sollten jedoch vor der Schulung angepasst werden.

Fazit: KI verstehen, Regeln definieren, Mitarbeiter schulen

KI im Unternehmen einfach zu verbieten dürfte für viele Betriebe ebenso wenig sinnvoll sein wie eine ungeregelte Nutzung.

Der praktikablere Weg besteht aus drei Bausteinen:

KI verstehen. Regeln definieren. Mitarbeiter schulen.

Eine unternehmensinterne KI-Richtlinie schafft den organisatorischen Rahmen. Die Mitarbeiterschulung sorgt dafür, dass diese Regeln nicht nur auf dem Papier stehen, sondern im Arbeitsalltag verstanden und umgesetzt werden.

Unsere PowerPoint-Vorlage kann dafür als Ausgangspunkt dienen. Sie lässt sich an die eingesetzten KI-Systeme, Prozesse und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen.

Wer zunächst klären möchte, welche Anforderungen der EU AI Act insgesamt an Unternehmen stellt, findet die Hintergründe in unserem ausführlichen Beitrag EU AI Act erklärt: Was Unternehmen jetzt beachten müssen.